Privacyverklaring

Aanleiding voor deze privacyverklaring

Kaukasus Plus Reizen hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Kaukasus Plus Reizen houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt; deze doelen en typen persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
• de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Kaukasus Plus Reizen zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van deze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Onze verplichtingen met betrekking tot gegevensbescherming

Kaukasus Plus Reizen begrijpt de maatschappelijke zorg over hoe gegevens kunnen worden opgeslagen, verzonden en gebruikt door bedrijven. We doen er alles aan om te voldoen aan de wetgeving inzake gegevensbescherming en willen dat u overtuigd bent van de maatregelen die we nemen om uw privacyrechten te waarborgen.

Dit privacybeleid legt uit hoe Kaukasus Plus Reizen uw persoonlijke gegevens verzamelt en gebruikt. Tevens leggen we de soorten informatie uit die we verzamelen, hoe we deze gegevens verzamelen, waarvoor we de gegevens gebruiken en met wie we mogelijk uw persoonlijke informatie delen. We laten u ook weten welke rechten u heeft met betrekking tot uw gegevens.

Verwerking van persoonsgegevens van klanten

Persoonsgegevens van klanten worden door Kaukasus Plus Reizen verwerkt ten behoeve van de volgende doelstellingen:

• administratieve doeleinden;
• communicatie over de opdracht en/of uitnodigingen;
• het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht;
• gemak voor terugkerende reizigers.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de overeengekomen opdracht en gerechtvaardigd belang. Voor de bovenstaande doelstellingen kan Kaukasus Plus Reizen de volgende persoonsgegevens van u vragen: geslacht, voornaam, tussenvoegsel, achternaam, (zakelijk) telefoonnummer, (zakelijk) e-mailadres, adresgegevens, paspoortgegevens, contactpersoon en medische informatie, bijvoorbeeld een voedselallergie of informatie waardoor de reiservaring geoptimaliseerd kan worden. Wij kunnen alleen rekening houden met de informatie die ons ter beschikking is gesteld.

Welke gegevens kunnen wij over u verzamelen?

Wij doen ons best om de gegevens die wij over u verzamelen tot het minimum te beperken. De hoeveelheid gegevens die we verzamelen, hangt af van de manier waarop u met ons communiceert. Als u bijvoorbeeld een reis boekt bij ons, vragen we u om meer informatie dan wanneer u alleen een offerte aanvraagt of op onze website surft. We kunnen verschillende soorten persoonlijke gegevens over u verzamelen, gebruiken, opslaan en overdragen. Deze gegevens hebben we hieronder samengevat.

• Details over u: uw voor- en achternaam, burgerlijke staat, titel, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum, contactpersoon, kamerindeling, eten en andere reisvoorkeuren of dieeteisen.
• Betalingsgegevens: details over betalingen van en naar u en andere details van producten en diensten die u bij ons heeft geboekt.
• Details over uw boeking bij ons: details zoals waarvandaan u vliegt en waar naartoe, uw boekingsinformatie (inclusief eventuele gegevens van uw medereiziger op de boeking), eventuele verdere reisgegevens indien relevant, details van ervaringen of excursies geboekt via ons, bagage-eisen, stoelvoorkeuren, maaltijdvoorkeuren of -vereisten, details van eventuele speciale assistentie en andere relevante informatie, zodat we u de reis of andere service kunnen bieden die we met u hebben afgesproken.
• Details van uw contactmomenten met ons: informatie over contacten of gesprekken met ons en onze medewerkers, inclusief wanneer u vragen, opmerkingen, klachten of feedback aan ons stuurt.
• Uw gebruik van onze systemen en diensten: informatie over het gebruik van onze website, telefoongesprekken en socialemediapagina’s.
• Sollicitaties: als u bij ons solliciteert, uw cv, werkgeschiedenis, onderwijsgegevens en de functie waarvoor u solliciteert.

Bijzondere persoonsgegevens

In sommige omstandigheden moeten we mogelijk informatie van u verzamelen die als gevoelig wordt beschouwd. Voor deze bijzondere persoonsgegevens geldt dat we deze alleen gebruiken met als doel de uitvoering van de reisovereenkomst.

• Identificatiedocumenten: voor het vastleggen van de reis zijn aanvullende persoonsgegevens vereist, zoals uw paspoort- of identiteitskaartgegevens, waaronder uw paspoortnummer, het land waar uw paspoort is afgegeven en de vervaldatum. Paspoortgegevens dienen voor de aanvraag van vergunningen en visa op sommige bestemmingen.
• Gegevens over uw gezondheid: het doorgeven van uw maaltijdvoorkeur tijdens de vlucht, voedingsbehoeften en medische of lichamelijke aandoeningen is van belang voor het op een verantwoorde wijze uitvoeren van de reis, met eventuele aanpassingen door onze reisleider en/of lokale agent. Wij vragen naar deze informatie zodat er geen problemen of misverstanden ontstaan bij de uitvoering van de overeenkomst.

We proberen alle gevoelige persoonlijke gegevens die we verzamelen te beperken tot een minimum. Tenzij we een specifieke wettelijke reden hebben om deze informatie te gebruiken, zullen we uw toestemming vragen om deze te verzamelen. Elke medewerker die deze gegevens verwerkt en/of toegang heeft tot deze gegevens, heeft een geheimhoudingsverklaring getekend.

Als u geen persoonlijke gegevens verstrekt

Het vastleggen van uw persoonlijke gegevens is nodig voor het volledig en correct uitvoeren van de reisovereenkomst die we met u hebben afgesloten. Indien u die (aanvullende) gegevens niet verstrekt wanneer daarom wordt gevraagd, zijn we mogelijk niet in staat de overeenkomst uit te voeren. In dat geval moeten we mogelijk de reis of een deel daarvan annuleren. Uiteraard zullen we u op de hoogte stellen als dit het geval is.

Hoe verzamelen wij uw gegevens en waarom?

Afhankelijk van uw contacten met ons, kunnen we op de volgende manieren informatie verzamelen.

Directe contacten: u kunt ons uw identiteits-, contact- en financiële gegevens verstrekken door online formulieren in te vullen of per post, telefoon en e-mail of anderszins met ons te corresponderen. Dit omvat persoonlijke gegevens die u verstrekt wanneer u via de website een reis boekt, een offerte aanvraagt, zich aanmeldt voor de nieuwsbrief, op onze website informatie invoert op online formulieren, ons informatie verstrekt over een ongeval, ziekte of incident, bij ons solliciteert, of contact opneemt via telefoon, sociale media, e-mail of WhatsApp. Onze contacten met u kunnen worden vastgelegd om de klantenservice, kwaliteitsborging, beveiliging en algemene zakelijke doeleinden te verbeteren.

Geautomatiseerde technologieën: als u onze website bezoekt, kunnen wij automatisch technische gegevens verzamelen over uw apparatuur, websitegedrag en websitepatronen. We verzamelen deze gegevens door cookies, serverlogs en andere vergelijkbare technologieën te gebruiken.

Derden of publiek beschikbare bronnen: wij kunnen persoonlijke gegevens over u ontvangen van luchtvaartmaatschappijen, hotelproviders of andere partijen waarmee we samenwerken als u een klacht bij hen indient, en van analyseproviders zoals Google.

Waar gebruiken we uw gegevens voor?

Op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming mogen we persoonlijke gegevens alleen gebruiken als we een reden hebben om dit te doen: om een overeenkomst met u uit te voeren, wanneer het onze wettelijke plicht is, wanneer het in ons gerechtvaardigd belang is en uw belang en grondrechten daar niet boven gaan, of wanneer u ermee instemt. Wij gebruiken uw gegevens:

• om uw boeking bij ons te beheren: het boeken van uw vluchten, accommodaties, het organiseren van rondleidingen en vervoer en het verstrekken van uw tickets, en het bieden van speciale assistentie die u nodig heeft;
• om contact met u op te nemen over uw boeking: e-mails die reageren op vragen, u toegang geven tot tickets, u op de hoogte houden van wijzigingen in de reisroute of reageren op klachten;
• om u deel te laten nemen aan een enquête over onze reisdiensten;
• om u marketingcommunicatie te sturen over het laatste nieuws en aanbiedingen, alleen wanneer we uw toestemming hebben of op basis van ons gerechtvaardigd belang om u van klantenservice te voorzien;
• om uw klantervaring te personaliseren en onze service te verbeteren;
• om de veiligheid te waarborgen en onze zakelijke belangen te beschermen, inclusief het beschermen tegen fraude en ongeoorloofde activiteiten;
• om sollicitaties te verwerken;
• om onze website te optimaliseren en met gegevensanalyse onze website, producten, diensten en klantrelaties te verbeteren;
• om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

Nieuwsbrief

Persoonsgegevens van nieuwsbriefabonnees worden door Kaukasus Plus Reizen verwerkt om u te informeren over onze reizen, achtergronden, aanbiedingen en wetenswaardigheden over onze reisbestemmingen. Grondslag is uw aanmelding via het formulier op de website. Wij gebruiken hiervoor uw e-mailadres en, als u die opgeeft, uw naam en aanhef. Uw gegevens worden bewaard gedurende de periode dat u aangemeld bent. Wij noemen in de nieuwsbrief nooit volledige namen van gasten. Aanmelden is alleen toegestaan als u ten minste 16 jaar oud bent; door u aan te melden verklaart u dat u 16 jaar of ouder bent.

Uitschrijven: onderaan elke nieuwsbrief staat de mogelijkheid om uit te schrijven. U kunt ook een e-mail sturen aan info@kaukasusplus.nl met het verzoek om uw e-mailadres te verwijderen, zonder opgaaf van reden.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij voor het verzorgen van de internetomgeving, de logistieke aspecten van de reis, de (financiële) administratie en het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Om u te voorzien van de reisdiensten is het mogelijk dat we uw persoonlijke informatie delen met externe leveranciers zoals luchtvaartmaatschappijen, hotels, lokale reisorganisaties, transportbedrijven, aanbieders van excursies, reisleiders en verzekeringsmaatschappijen; met leveranciers die onze nieuwsbrief versturen, ons boekingssysteem, website en hosting verzorgen; met luchthavens, immigratie- en douaneautoriteiten wanneer we daartoe verplicht zijn; en met rechtbanken of adviseurs wanneer een dergelijke bekendmaking wettelijk is toegestaan of vereist. Wij eisen van alle externe partijen dat zij de veiligheid van uw persoonlijke gegevens respecteren en deze in overeenstemming met de wet behandelen.

Buiten de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de reisovereenkomst. Als touroperator bieden we reizen aan buiten de EU, die worden uitgevoerd door lokale partners in de landen van bestemming. Alleen de strikt noodzakelijke gegevens worden verstrekt zodat de gesloten reisovereenkomst kan worden uitgevoerd, denk hierbij aan reserveringen voor hotels, vluchten, vervoer en vergunningen. Als we informatie overdragen aan partijen buiten de Europese Economische Ruimte, zorgen we ervoor dat deze een vergelijkbare mate van bescherming krijgen.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jonger dan 16 jaar) wanneer hij of zij medereiziger is op een boeking gemaakt door een ouder. De meerderjarige reiziger die de reisovereenkomst tekent, wordt aangemerkt als hoofdboeker en is daarmee aansprakelijk voor alle verplichtingen die uit de overeenkomst voortvloeien. Er wordt geen correspondentie alleen aan de minderjarige gestuurd; alle correspondentie loopt via de hoofdboeker.

Bewaartermijn

Kaukasus Plus Reizen bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Klantgegevens worden maximaal 5 jaar na de meest recente reisovereenkomst elektronisch bewaard, zodat terugkerende gasten niet voor elke reis dezelfde gegevens hoeven te verstrekken. Daarna worden ze alleen in de financiële administratie bewaard voor maximaal 7 jaar, zoals de wet voorschrijft. Op verzoek wordt deze informatie eerder verwijderd; stuur daarvoor een e-mail aan info@kaukasusplus.nl. Een eerder verleende toestemming kunt u altijd intrekken, ook via e-mail.

Papieren dossiers worden versnipperd zodra de benodigde gegevens gedigitaliseerd zijn. In sommige omstandigheden kunnen we uw persoonlijke gegevens anoniem maken voor onderzoeks- of statistische doeleinden; in die gevallen kunnen wij deze informatie onbeperkt gebruiken zonder voorafgaande kennisgeving aan u.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo zijn alle personen die namens Kaukasus Plus Reizen van uw gegevens kennis kunnen nemen gehouden aan geheimhouding daarvan; hanteren we een gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen; maken wij back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten; testen en evalueren we regelmatig onze maatregelen; en zijn onze medewerkers geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. We hebben procedures ingesteld voor de behandeling van vermoedelijke inbreuken op persoonlijke gegevens en stellen u en de toezichthouder op de hoogte van een inbreuk als dit wettelijk verplicht is.

Wij verkopen geen e-mailadressen of andere informatie aan derden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de persoonlijke gegevens die verzameld kunnen worden door derden als u via onze website of sociale media doorklikt naar een website van derden.

Statistieken en cookies

Onze website kan gebruikmaken van statistiekprogramma’s zoals Google Analytics, conform de AVG-voorschriften: met een verwerkersovereenkomst, met gemaskeerd IP-adres, zonder gegevens delen en zonder combinatie met andere Google-diensten.

Datalek

Kaukasus Plus Reizen doet er alles aan om persoonlijke informatie zo goed mogelijk te beschermen. Computers zijn beschermd met wachtwoorden en worden continu up-to-date gehouden met antivirussoftware en firewalls. Mocht er toch een datalek geconstateerd worden, dan zal Kaukasus Plus Reizen dit direct documenteren, inclusief de gevolgen van het datalek en de genomen maatregelen. Gezien de kleinschalige organisatie is er geen aparte functionaris gegevensbescherming aangesteld; dit valt binnen het aandachtsgebied van de directie, in dit geval René de Bos.

Uw rechten

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan deze verzoeken. Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Zodra u interesse toont of een offerte aanvraagt, bijvoorbeeld telefonisch, per e-mail of via de website, laat u persoonlijke gegevens achter. Dit zal in eerste instantie een naam en een e-mailadres zijn. Indien het komt tot een definitieve boeking, wijzen wij u op deze privacyverklaring. Wij gebruiken enkel de persoonlijke gegevens die u aan ons opgeeft. Wilt u uw gegevens inzien, wijzigen, verwijderen of meenemen? Stuur dan een verzoek aan ons per e-mail.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit, dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Contactgegevens

Kaukasus Plus Reizen
Laan van Waalhaven 251 (alleen op afspraak)
2497 GL Den Haag
Telefoon: 0522 241 146
E-mail: info@kaukasusplus.nl
Website: www.kaukasusplus.nl
KvK-nummer: 27182115
BTW-ID: NL001202092B43

Kaukasus Plus Reizen is onderdeel van Snow Leopard Adventures en aangesloten bij ANVR, SGR, SGRZ en het Calamiteitenfonds.

Afronding

Wij hopen hierbij onze werkwijze rondom de privacy van onze reizigers goed toe te lichten. We vragen en bewaren zo min mogelijk persoonlijke gegevens en willen alleen dát weten wat een prachtige vakantie mogelijk maakt. Mochten er vragen of opmerkingen zijn, dan horen wij dit vanzelfsprekend heel graag via de contactgegevens hierboven.

Laatst aangepast: september 2026.